.jpg)
Hoe Greystone 20 minuten per werknemer en dag bespaart met „Dot the bot”
Industry
Vastgoed
Markets
VS
Use cases
Interne ondersteuning
Slimmere zelfbediening voor elke werknemer
Greystone is een toonaangevend Amerikaans bedrijf dat gespecialiseerd is in de financiering en investeringen van onroerend goed en dat leningen, kapitaal en adviesdiensten verstrekt in de meergezins-, gezondheidszorg- en betaalbare huisvestingssegmenten.
Greystone had al een interne chatbot, maar die ontbrak aan echte AI-mogelijkheden en kon geen verbinding maken met hun TOPdesk-kennisbank, waardoor werknemers vaak handmatig moesten zoeken of rechtstreeks contact moesten opnemen met de IT. Het team wilde een slimmere, geïntegreerde oplossing die werknemers daadwerkelijk hielp om sneller antwoorden te krijgen.
Maak zelfbediening en dagelijkse routines zoals inklokken sneller en eenvoudiger voor elke werknemer.
“We have a lot of knowledge articles and access forms in TOPdesk, so it was crucial for us to find a solution that integrates well with TOPdesk and makes that existing knowledge easier to access for our employees.”
„Dot the Bot”
Samen met Ebbot bouwde en lanceerde Greystone in november 2024 hun interne AI-agent „Dot”. Dot bevindt zich zowel op het intranet van het bedrijf („The Square”), gebouwd op SharePoint, als in het TOPdesk selfserviceportaal, waardoor werknemers één toegangspunt hebben voor ondersteuning en informatie.
Door verbinding te maken met zowel TOPdesk als SharePoint kan Dot gebruikers onmiddellijk naar de juiste formulieren, artikelen en HR-bronnen leiden — of ze nu op zoek zijn naar IT-hulp, bedrijfsbeleid of informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden. De AI maakt gebruik van geverifieerde inhoud van deze systemen om in realtime nauwkeurige, actuele antwoorden te geven.
Een ander belangrijk kenmerk is de UKG-integratie, waarmee werknemers rechtstreeks via de bot kunnen in- en uitklokken. Met SSO-authenticatie zijn extra aanmeldingen niet nodig, waardoor Dot een natuurlijk onderdeel is van de dagelijkse workflow.
“Clocking in and out takes several minutes if done via our HR portal – with Dot, it takes seconds."
Een soepeler ondersteuningstraject
Elke dag tijd bespaard
Het automatiseren van het in- en uitklokproces bespaart werknemers telkens enkele minuten, wat neerkomt op ongeveer 20 minuten per dag per persoon.
Slimmere zelfbediening
Medewerkers kunnen nu direct antwoorden krijgen via conversational search, waarbij de AI Agent rechtstreeks gebruik maakt van geverifieerde kennis in TOPdesk en SharePoint.
4.9 medewerkerstevredenheid
Dot behoudt een tevredenheidsscore van 4,9/5 (CSAT) dankzij snelle reacties, betrouwbare antwoorden en een soepele gebruikerservaring.
Naadloze escalatie
Wanneer menselijke hulp de voorkeur heeft, kunnen werknemers met één klik overschakelen naar livechat, waardoor de persoonlijke ondersteuningservaring van Greystone intact blijft.
.jpg)
.png)
.png)
.png)